Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Rzeszowie:
- Zawiadomienie kierownika jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego w Rzeszowie wraz z informacjami wymaganymi, zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 roku (Dz.U., 2019, poz. 246)
- W przypadku niemożliwości podania tych informacji – udzielenie stosownych wyjaśnień przez kierownika jednostki organizacyjnej
- W przypadku kolejnego przekazania informacji tych nie powiela się o ile nie uległy one zmianie.
- Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanych materiałów archiwalnych - gotowy formularz do wykorzystania dostępny jest w zakładce Nadzór
- Po zaakceptowaniu spisu zdawczo-odbiorczego pod kątem poprawności jego sporządzenia:
- zawiadomienie o zakończeniu procesu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych
- umówienie terminu fizycznego przekazania materiałów archiwalnych z osobą odpowiedzialną za ich przejmowanie w Archiwum Państwowym w Rzeszowie (najlepiej telefonicznie).
Ważne informacje:
Spis zdawczo-odbiorczy przekazywanych materiałów archiwalnych powinien być wydrukowany w 2 egzemplarzach i podpisany przez kierownika jednostki organizacyjnej
Materiały archiwalne należy umieścić w teczkach bezkwasowych, a te w pudłach z litej tektury bezkwasowej zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 roku (Załącznik nr 4, pkt 4.6 i 4.7)
Podstawa prawna:
Obwieszczenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 17 stycznia 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 246).