Zasady udostępniania materiałów archiwalnych

Udostępnianie materiałów archiwalnych z zasobu własnego archiwum

1. Materiały udostępniane są zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi (zobacz strona Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych).
2. Materiały archiwalne a także ich reprodukcje udostępniane są wyłącznie w pracowni naukowej, bez możliwości ich wypożyczenia na zewnątrz archiwum.
3. Aby zamówić materiały do korzystania w pracowni należy:
   • wypełnić formularz zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego (pobierz wniosek)
   • złożyć wypełniony formularz użytkownika zasobu w punkcie informacyjnym archiwum,
   • zamówić materiały w systemie EMPEU dostępnym w pracowni naukowej.

Istnieje możliwość zamówienia materiałów droga e-mailową. Wystarczy wysłać na adres pracowni e-mail z podaniem imienia i nazwiska, numeru zespołu i dokładnych sygnatur

E-maile nie zawierające powyższych informacji (zwłaszcza numeru zespołu i sygnatury archiwalnej) będą ignorowane.

Korespondencję dotyczącą odszukania materiałów archiwalnych przez pracowników Archiwum proszę kierować tutaj lub tutaj. Usługa ta jest usługą płatną.

4. Dyrektor Archiwum może odmówić udostępniania materiałów, jeśli istnieją ku temu przeszkody prawne lub faktyczne (np. stan akt, materiały w opracowaniu lub konserwacji), informując użytkownika o przyczynach odmowy i przysługującym mu prawie do złożenia odwołania.
5. Magazyn główny archiwum realizuje zamówienia w kolejności zgłoszeń. Termin realizacji uzależniony jest od ilości zgłoszeń oraz czasu niezbędnego do przygotowania materiałów do udostępnienia. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika Oddziału III, zamówienie może być realizowane poza kolejnością.
6. Użytkownik może zamówić jednorazowo nie więcej niż 10 j.a.
7. Na życzenie użytkownika akta mogą być przechowywane w depozycie pracowni naukowej nie dłużej jednak niż 1 miesiąc od dnia złożenia zamówienia. Po tym terminie zostają zwrócone do magazynu.
8. Informacje o zamówionych aktach użytkownik może uzyskać osobiście w pracowni lub telefonicznie (17 852-93-50, w.39).

Zasady udostępniania materiałów sprowadzanych z innych archiwów

1. Archiwum Państwowe w Rzeszowie realizuje zamówienia na materiały archiwalne (reprodukcje) znajdujące się w innych archiwach.
2. Materiały zamawia się za pośrednictwem pracowni naukowej według procedury obowiązującej w tut. archiwum, z tą różnicą, że zgłoszenie użytkownika kieruje się do właściwego archiwum państwowego.
3. Zamawiający winien znać nazwy zespołów i sygnatury jednostek archiwalnych sprowadzanych materiałów (lub nr mikrofilmu).
4. Czas realizacji zamówienia zależy od szybkości załatwienia zgłoszenia w danym archiwum.
5. Zamówienie realizuje się na koszt zamawiającego.
6. Użytkownik ma prawo zamówić wykonanie mikrofilmów lub reprodukcji materiałów znajdujących się w archiwach zagranicznych. Zamówienie takie jest realizowane wyłącznie przez NDAP w Warszawie, na koszt użytkownika. Szczegółowe informacje na ten temat można uzyskać pod adresem:

Prawa i obowiązki użytkownika

1. Użytkownik ma prawo:
   • korzystać z wszelkich pomocy znajdujących się w pracowni naukowej za zgodą dyżurnego,
   • korzystać z księgozbioru biblioteki AP w Rzeszowie oraz książek własnych zgłoszonych dyżurnemu pracowni,
   • zamawiać na własny koszt reprodukcje materiałów archiwalnych (kserokopie) wg cennika usług archiwalnych obowiązującego w AP w Rzeszowie. Archiwum może odmówić wykonania reprodukcji, jeśli będzie to ze szkodą dla materiałów archiwalnych.
   • fotografować materiały archiwalne własnym sprzętem, za zgoda dyrektora Archiwum i na zasadach określonych w cenniku usług archiwalnych.
   • korzystać z własnego przenośnego sprzętu komputerowego
2. Użytkownik ma obowiązek:
   • zapoznać się z regulaminem pracowni naukowej i stosować go przy korzystaniu z akt lub książek
   • pobierać materiały archiwalne, materiały informacyjno-ewidencyjne oraz książki każdorazowo od dyżurnego pracowni i zwracać je po wykorzystaniu do jego rąk,
   • czytelnie wypełniać metryczki udostępnianych materiałów archiwalnych,
   • zawiadomić dyżurnego pracowni o zakończeniu korzystania z materiałów lub przekazanie ich do depozytu,
   • pozostać w pracowni do czasu sprawdzenia czy wykorzystane materiały zostały zwrócone w stanie kompletnym,
   • złożyć w archiwum egzemplarz pracy, jeśli oparta została ona w głównej mierze na materiałach archiwalnych tut. Archiwum,
   • opuszczać pracownię na czas jej wietrzenia.
3. Użytkownikowi nie wolno:
• przebywać w pracowni naukowej w odzieży wierzchniej,
• wnosić do pracowni teczek, toreb oraz innych tego typu materiałów a także jedzenia,
• zmieniać ustalonego porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjnych (np. inwentarzy kartkowych) a także umieszczać na nich jakichkolwiek uwag czy znaków,
• sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
• rozrywać jednostek archiwalnych lub niszczyć ich w inny sposób (np. przez zaginanie rogów),
• wykonywać samodzielnie reprodukcji (kalkowanie, fotografowanie itp.),
• udostępniać materiałów osobom przyprowadzonym z zewnątrz lub innym użytkownikom pracowni,
• zostawiać materiałów na stołach po zakończonej pracy.
4. Nieprzestrzeganie przez użytkownika przepisów regulaminu a także stwierdzenie nieprzygotowania do samodzielnych badań archiwalnych może spowodować odmowę dostępu do materiałów archiwalnych.
5. W szczególnie drastycznych przypadkach (kradzież lub zniszczenie akt) powiadamiane będą organa ścigania.